Weryfikacja kontrahentów w dużej firmie – jak kontrolować setki i tysiące kontrahentów?

Gdy kontrahentów jest kilkudziesięciu, można znać każdego z nich osobiście. Przy setkach czy tysiącach firm to już niemożliwe. Trudno wtedy na bieżąco śledzić, której z nich pogorszyła się sytuacja finansowa, która przestała płacić dostawcom i której warto obniżyć limit kupiecki.

Ten problem dotyczy nie tylko dużych organizacji, ale każdej firmy, która sprzedaje na kredyt kupiecki wielu odbiorcom. W artykule pokazujemy, dlaczego przy takiej skali weryfikacja musi wyglądać inaczej i jak pomaga w tym RiskRadar.

Dlaczego duża liczba kontrahentów wymaga innego podejścia?

Przy kilkudziesięciu kontrahentach ręczna weryfikacja jest czasochłonna, ale wykonalna. Przy setkach i tysiącach pojawiają się trudności, których przy mniejszej skali nie ma:

• Ręczne sprawdzanie przestaje się skalować. Doba ma tyle samo godzin, a kontrahentów do sprawdzenia przybywa. W praktyce największych klientów sprawdza się dokładnie, a pozostałych rzadko albo wcale.
• Dane są rozproszone. Dane rejestrowe, finansowe, o zadłużeniu i zgodności (compliance) znajdują się w różnych źródłach. Zebranie ich dla każdego kontrahenta pochłania czas, który można by przeznaczyć na analizę.
• Sytuacja kontrahentów stale się zmienia. Weryfikacja sprzed kilku miesięcy nie uwzględnia tego, co wydarzyło się później, a przy tysiącach firm sytuacja którejś z nich zmienia się praktycznie co dzień.
• Działy patrzą na różne dane. Sprzedaż, finanse, ryzyko i windykacja często pracują na własnych zestawieniach, więc mogą różnie oceniać tego samego klienta.

W efekcie firma często dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy kontrahent przestaje płacić. Możliwości reakcji są wtedy już ograniczone.

Czego duża firma potrzebuje od systemu do weryfikacji kontrahentów?

Zanim wybierzesz rozwiązanie, sprawdź, czy system:

• obejmuje wszystkich kontrahentów, a nie tylko pojedyncze firmy sprawdzane na żądanie,
• monitoruje zmiany automatycznie i informuje tylko o tym, co wymaga uwagi,
• łączy wiele źródeł danych w jednym miejscu,
• stosuje jednolite, zrozumiałe kryteria oceny wobec wszystkich kontrahentów,
• pozwala pracować wielu zespołom jednocześnie, bez dodatkowych opłat za kolejne konta,
• można go uruchomić bez dużego projektu informatycznego,
• umożliwia automatyzację, gdy weryfikacja ma być częścią procesu w CRM lub innym systemie.

Jak RiskRadar pomaga weryfikować dużą liczbę kontrahentów?

RiskRadar to narzędzie dla firm B2B, które pozwala sprawdzać kontrahentów, oceniać ich wiarygodność płatniczą i na bieżąco śledzić zmiany. Jest przeznaczone przede wszystkim dla średnich i dużych firm z dużą liczbą kontrahentów. Oto jak wygląda praca w systemie.

Ocena wszystkich kontrahentów od pierwszego dnia

Wystarczy załadować listę firm. System przypisuje każdej z nich Kategorię Wiarygodności Płatniczej w skali od A do H, wskazuje rekomendowany Limit Kupiecki i pokazuje, którzy kontrahenci mają zadłużenie wpisane do Krajowego Rejestru Długów. Wszystkie firmy są widoczne w jednym miejscu, pogrupowane według kategorii, więc od razu widać, gdzie koncentruje się ryzyko. Zamiast sprawdzać wszystkich jednakowo, można zacząć od kontrahentów o najwyższym ryzyku.

Stały monitoring zamiast okresowych przeglądów

RiskRadar codziennie sprawdza w KRD BIG S.A. sytuację kontrahentów i informuje o istotnych zmianach, takich jak pogorszenie Kategorii Wiarygodności Płatniczej, obniżenie rekomendowanego Limitu Kupieckiego czy zmiana zadłużenia. Informacje o zmianach dostajesz mailem, a Ty sam ustawiasz, czy mają przychodzić codziennie, co tydzień, czy co miesiąc. Zespół nie musi więc pamiętać o ponownym sprawdzaniu każdego kontrahenta, bo system sam wskazuje firmy, których sytuacja płatnicza uległa istotnej zmianie.

Raport+ tam, gdzie potrzebna jest głębsza analiza

Nie każdy kontrahent wymaga pełnej analizy. Gdy jednak system wskaże firmę, której warto przyjrzeć się dokładniej, można pobrać Raport+, zwykle w mniej niż minutę. W jednym dokumencie znajdują się dane KYC, informacje o zadłużeniu, dane finansowe, powiązania kapitałowe i osobowe oraz weryfikacja AML (beneficjenci rzeczywiści, osoby eksponowane politycznie, listy sankcyjne). Raport można pobrać z listy kontrahentów, z widoku portfela kontrahentów albo bezpośrednio z Raportu Cyklicznego.

Dane, z którymi można pracować dalej

Listę kontrahentów można filtrować, a dane wyeksportować do pliku CSV i wykorzystać we własnych zestawieniach lub raportach dla zarządu. Dzięki temu informacje z RiskRadar łatwo uwzględnić w istniejącym raportowaniu.

API, gdy weryfikacja ma być częścią procesu

Raport+ jest dostępny także przez API. Firma może automatycznie pobierać raport w formacie PDF lub wybrany zakres danych i wbudować weryfikację w CRM, system sprzedażowy albo własne narzędzie do oceny ryzyka. Przy dużej liczbie nowych kontrahentów pozwala to uniknąć ręcznego przepisywania numerów NIP i generowania raportów jeden po drugim.

Dostęp dla całego zespołu

W RiskRadar abonament zależy od liczby weryfikowanych kontrahentów, a nie od liczby użytkowników. Z systemu może więc korzystać cały zespół: sprzedaż, finanse, ryzyko, windykacja, compliance i zakupy, bez dodatkowych kosztów za kolejne konta. Wszystkie działy pracują na tych samych danych, więc rozmowa z klientem o warunkach współpracy zaczyna się od tych samych informacji.

Uruchomienie bez projektu IT 

RiskRadar działa w przeglądarce internetowej i nie wymaga instalacji oprogramowania ani integracji z systemami firmy. Pierwsze analizy można wykonać od razu, a API jest dodatkową opcją dla firm, które chcą zautomatyzować proces.

Jak to wygląda w praktyce?

Wyobraź sobie dział finansów w firmie, która sprzedaje kilku tysiącom klientów z odroczonym terminem płatności. Zamiast ręcznie sprawdzać kolejne firmy, zespół ładuje listę kontrahentów i od razu widzi ich podział według kategorii ryzyka. W poniedziałek rano dostaje mailem Raport Cykliczny: u kilku kontrahentów obniżył się rekomendowany Limit Kupiecki, a u jednego pojawiło się nowe zadłużenie w KRD. Dla tych firm zespół pobiera Raport+, sprawdza szczegóły i przekazuje informacje sprzedaży oraz windykacji. Pozostałych kontrahentów nie trzeba w tym czasie sprawdzać ręcznie.

Kto w dużej firmie korzysta z weryfikacji kontrahentów?

• CFO i zarząd – regularnie widzą kondycję kontrahentów w całej firmie i mogą opierać raportowanie na aktualnych danych.
• Dział ryzyka i dział kredytowy – szybko oceniają kontrahentów i korzystają z rekomendowanego Limitu Kupieckiego przy ustalaniu własnych limitów.
• Dział finansów i kontroli należności – ograniczają ręczne sprawdzanie i szybciej dowiadują się o pogorszeniu sytuacji kontrahentów.
• Sprzedaż – szybko sprawdza klienta przy ustalaniu warunków współpracy.
• Windykacja – wcześniej widzi sygnały pogorszenia sytuacji i może ustalać priorytety według ryzyka, a nie tylko wysokości zaległości.
• Compliance i zakupy – weryfikują partnerów i dostawców pod kątem AML oraz kondycji finansowej.
• Rekomendowany Limit Kupiecki i Kategoria Wiarygodności Płatniczej są wsparciem dla decyzji, a nie gwarancją wypłacalności kontrahenta. Ostateczną decyzję o warunkach współpracy zawsze podejmuje firma.

Podsumowanie

Im więcej kontrahentów, tym mniej da się zrobić ręcznie i tym ważniejszy staje się system, który ocenia wszystkich kontrahentów, monitoruje zmiany i wskazuje, na czym skupić uwagę. RiskRadar łączy w jednym narzędziu ocenę wiarygodności płatniczej, Limit Kupiecki, dane o zadłużeniu, szczegółowy Raport+ i automatyczne powiadomienia. Mogą z niego korzystać wszystkie zespoły w firmie, a rozpoczęcie pracy nie wymaga wdrożenia IT.

Sprawdź RiskRadar – bezpłatnie

Wypełnij formularz na stronie riskradar.pl i umów się na prezentację systemu. W ramach 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego otrzymasz pełny dostęp, prawdziwe Raporty+ o Twoich kontrahentach oraz możliwość monitoringu nawet 5 000 firm jednocześnie.

Masz pytania? Infolinia czynna od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00–16:00: 71 74 74 744 lub kontakt@riskradar.pl.