Jak weryfikować kontrahentów przy dużym portfelu klientów?

Współpraca z nowymi kontrahentami, zwłaszcza na zasadach odroczonego terminu płatności, zawsze wiąże się z ryzykiem – a ryzyko to rośnie wraz ze skalą działalności. Jeśli Twoja firma obsługuje portfel liczący setki lub tysiące kontrahentów, odpowiednio przeprowadzona weryfikacja pozwala to ryzyko realnie ograniczyć – zanim stanie się problemem, i to niezależnie od tego, ilu partnerów trzeba jednocześnie mieć pod kontrolą. Poniżej wyjaśniamy, co powinna obejmować rzetelna weryfikacja kontrahenta, kiedy podstawowe sprawdzenie w rejestrach publicznych przestaje wystarczać przy większej skali i jak wygląda to w praktyce w RiskRadar.

Na czym polega wyzwanie przy dużym portfelu klientów?

Zweryfikowanie jednego kontrahenta to kilka prostych kroków. Problem pojawia się, gdy trzeba zrobić to samo dla dziesiątek, setek czy tysięcy podmiotów jednocześnie – i to nie raz, ale w sposób ciągły, bo sytuacja każdego z nich może się zmienić w dowolnym momencie. Przy dużej skali kluczowe stają się trzy rzeczy: spójność kryteriów (każdy kontrahent oceniany według tych samych zasad, niezależnie od tego, który pracownik się nim zajmuje), czas (ręczne sprawdzanie każdego podmiotu z osobna w kilku rejestrach nie jest możliwe do utrzymania przy większej skali) oraz aktualność (jednorazowa weryfikacja traci na wartości, gdy portfel jest duży i zmiany u pojedynczych kontrahentów łatwo przeoczyć).

Kiedy warto weryfikować kontrahenta?

Weryfikacja kontrahenta nie powinna ograniczać się wyłącznie do momentu podpisania pierwszej umowy. Szczególnie ważna jest:

• przed nawiązaniem współpracy z nowym partnerem biznesowym,
• przed udzieleniem kredytu kupieckiego lub wydłużeniem terminu płatności,
• gdy wartość planowanej transakcji jest wysoka,
• gdy kontrahent prosi o zwiększenie dotychczasowego limitu,
• gdy zmieniają się dane kontrahenta – adres, rachunek bankowy, osoby reprezentujące,
• okresowo, w ramach bieżącego monitoringu całego portfela – nawet jeśli dotychczasowa współpraca przebiegała bez zastrzeżeń.

Co powinna obejmować weryfikacja kontrahenta?

Rzetelna weryfikacja kontrahenta łączy kilka obszarów, które razem dają pełniejszy obraz ryzyka współpracy – i to najlepiej w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy sprawdzasz jednego nowego klienta, czy masz w portfelu setki podmiotów wymagających tej samej, spójnej oceny:

• Weryfikacja formalna – czy firma faktycznie istnieje, jaki ma status działalności i kto jest uprawniony do jej reprezentowania.
• Ocena finansowa – wyniki finansowe, wskaźniki rentowności i płynności, o ile są dostępne.
• Ocena wiarygodności płatniczej – historia regulowania zobowiązań oraz obecność w rejestrach dłużników.
• Weryfikacja pod kątem AML – sprawdzenie beneficjenta rzeczywistego, statusu PEP oraz obecności na listach sankcyjnych, istotne zwłaszcza dla firm objętych obowiązkami wynikającymi z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Pominięcie któregokolwiek z tych obszarów oznacza niepełny obraz sytuacji – np. firma może formalnie istnieć i mieć uprawnionego reprezentanta, a mimo to zalegać z płatnościami wobec innych kontrahentów.

Jak zweryfikować kontrahenta – podstawowe, darmowe metody

Punktem wyjścia jest zwykle numer NIP kontrahenta, na podstawie którego można bezpłatnie sprawdzić:

• CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych,
• KRS – dla spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru, w tym skład zarządu i zasady reprezentacji,
• REGON (GUS) – podstawowe dane identyfikacyjne i klasyfikacyjne,
• Białą Listę VAT – status podatnika VAT i zgłoszone rachunki rozliczeniowe, istotne zwłaszcza przed wykonaniem przelewu,
• rejestry dłużników, takie jak Krajowy Rejestr Długów – informację, czy firma zalega z płatnościami wobec innych podmiotów.

Dane z tych źródeł warto zawsze porównać z dokumentami otrzymanymi od kontrahenta – ofertą, umową, fakturą – żeby upewnić się, że się ze sobą zgadzają. Przy pojedynczym sprawdzeniu to podejście działa dobrze, ale powtarzanie go ręcznie dla dziesiątek czy setek kontrahentów jednocześnie szybko przestaje być praktyczne.

Kiedy podstawowa weryfikacja przestaje wystarczać?

Rejestry publiczne odpowiadają na pytanie, czy firma istnieje i kto ją reprezentuje. Nie mówią jednak nic o tym, czy warto jej zaufać przy odroczonym terminie płatności – a to pytanie jest kluczowe przy każdej transakcji na kredycie kupieckim. Ograniczeniem jest też to, że sprawdzenie każdego rejestru z osobna, dla każdego kontrahenta, jest czasochłonne – a rzeczywistość jeszcze bardziej to komplikuje, gdy portfel liczy dziesiątki, setki lub tysiące podmiotów. W takiej sytuacji ręczna weryfikacja przestaje mieć sens, a jednorazowe sprawdzenie i tak nie informuje o tym, co dzieje się z kontrahentem miesiąc czy rok później.

Jak weryfikować kontrahentów w RiskRadar?

RiskRadar pozwala przejść od jednorazowego, szczegółowego sprawdzenia konkretnej firmy aż po stały nadzór nad całym portfelem klientów – w jednym miejscu, na podstawie tego samego numeru NIP.

• Raport+ to jeden z najlepszych raportów o kontrahencie dostępnych na polskim rynku – szczegółowy dokument łączący dane rejestrowe i KYC, informacje o zadłużeniu z kilku rejestrów jednocześnie (KRD, Krajowy Rejestr Zadłużonych, Rejestr Należności Publicznoprawnych, giełdy wierzytelności), sekcję AML oraz pełne dane finansowe. Wszystkie dane w raporcie pobierane są na bieżąco, więc widzisz stan aktualny na dziś, a nie sprzed tygodni. Czas generowania raportu trwa mniej niż minutę, więc informacje potrzebne do decyzji masz praktycznie od razu – bez względu na to, czy sprawdzasz jedną firmę, czy kolejną z dużego portfela.
• Analiza Wiarygodności Płatniczej sprowadza złożoną ocenę do czytelnej kategorii od A do H, wyliczanej na podstawie danych z KRD, rejestrów publicznych oraz ok. 1500 zmiennych opisujących kontrahenta. Model prognozuje ryzyko problemów płatniczych w perspektywie najbliższych 6 miesięcy i obejmuje swoim zasięgiem niemal cały rynek – również małe firmy i jednoosobowe działalności gospodarcze, których nie ocenisz standardowymi metodami finansowymi.
• Rekomendowany Limit Kupiecki przekłada ocenę ryzyka na konkretną, maksymalną kwotę, do jakiej sugerowana jest współpraca z odroczonym terminem płatności. Limit nie jest wartością stałą – aktualizuje się wraz ze zmianą sytuacji kontrahenta, więc zawsze pracujesz na aktualnej rekomendacji, a nie liczbie sprzed miesięcy.
• Widok całego portfela pokazuje wszystkich kontrahentów w jednym miejscu, pogrupowanych według kategorii ryzyka – jednym rzutem oka widzisz, gdzie w portfelu koncentruje się ryzyko, bez przeklikiwania się przez pojedyncze karty klientów.
• Monitoring pozwala nie kończyć procesu na jednorazowym sprawdzeniu. Cały portfel kontrahentów – niezależnie od tego, czy liczy dziesięć czy kilka tysięcy podmiotów – można objąć stałym nadzorem: RiskRadar codziennie sprawdza ich sytuację w KRD i aktualizuje kategorię wiarygodności oraz limit kupiecki, a o istotnych zmianach informuje mailem, z częstotliwością ustaloną samodzielnie.

Sprawdź RiskRadar – bezpłatnie

Wypełnij formularz na stronie riskradar.pl i umów się na prezentację systemu. W ramach 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego otrzymasz pełny dostęp do systemu, realne Raporty+ o Twoich kontrahentach oraz możliwość monitoringu nawet 5 000 firm jednocześnie.

Masz pytania? Infolinia czynna od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00–16:00: 71 74 74 744 lub kontakt@riskradar.pl.