Czy jednorazowa weryfikacja kontrahenta wystarczy? Dlaczego warto monitorować zmiany

Trzy miesiące temu dział ryzyka sprawdził nowego klienta. Raport pokazał dobrą kondycję finansową, ustalono limit kupiecki, podpisano umowę i rozpoczęto współpracę. Kontrahent płaci terminowo, więc wszystko wygląda dobrze. Tylko że ostatnia ocena pokazuje sytuację sprzed trzech miesięcy. W artykule wyjaśniamy, dlaczego jednorazowa weryfikacja kontrahenta to za mało i jak na bieżąco śledzić zmiany w jego sytuacji.

Dlaczego jednorazowa weryfikacja kontrahenta nie wystarcza?

Weryfikacja przed podpisaniem umowy daje obraz sytuacji kontrahenta w konkretnym dniu. Nie mówi nic o tym, co wydarzy się później, a współpraca z odroczonym terminem płatności trwa zwykle miesiącami lub latami.

W tym czasie u kontrahenta może zmienić się wiele:

• może pojawić się nowe zadłużenie wobec innych firm lub instytucji,
• może pogorszyć się jego wiarygodność płatnicza,
• może zmienić się kwota, do której rekomendowana jest współpraca z odroczonym terminem płatności.

Bez ponownej weryfikacji możemy o tych zmianach po prostu nie wiedzieć. Sam fakt, że kontrahent dotychczas płacił terminowo, nie oznacza jeszcze, że jego sytuacja się nie pogorszyła – problemy płatnicze często widać w danych wcześniej, niż pojawiają się w opóźnionych fakturach.

Czy regularne sprawdzanie raz w miesiącu lub kwartale rozwiązuje problem?

Częściowo. Okresowa weryfikacja jest lepsza niż brak jakiejkolwiek kontroli po rozpoczęciu współpracy, ale ma jedno ograniczenie: sytuacja kontrahenta może zmienić się pomiędzy kolejnymi sprawdzeniami.

Jeśli firma weryfikuje kontrahentów raz na kwartał, o zmianie, która nastąpiła tuż po ostatniej weryfikacji, dowie się dopiero po kilkunastu tygodniach. Przy dużym portfelu dochodzi drugi problem: ręczne ponowne sprawdzanie setek czy tysięcy kontrahentów jest czasochłonne, więc w praktyce odbywa się rzadziej, niż by wynikało z założeń.

Na co zwracać uwagę w monitoringu kontrahentów?

Skuteczny monitoring powinien pokazywać zmiany, które mają realne znaczenie dla decyzji o współpracy. W praktyce są to przede wszystkim:

• nowe zadłużenie – wpis kontrahenta w rejestrze dłużników,
• zmiana oceny wiarygodności płatniczej – pogorszenie lub poprawa kategorii przypisanej kontrahentowi,
• zmiana rekomendowanego limitu kredytowego – obniżenie lub podwyższenie kwoty, do której sugerowana jest współpraca z odroczonym terminem płatności.

Istotne jest też to, w jaki sposób informacja o zmianie trafia do użytkownika. Jeśli to człowiek musi pamiętać o ponownym sprawdzeniu każdego kontrahenta, monitoring przestaje działać wraz ze wzrostem portfela. Rozwiązaniem jest automatyczne powiadamianie o istotnych zmianach, tak by uwaga zespołu kierowała się na kontrahentów, u których faktycznie coś się zmieniło.

Jak działa Monitoring Firm w RiskRadar?

Monitoring Firm w RiskRadar pozwala śledzić zmiany w sytuacji kontrahentów na bieżąco, bez konieczności ponownego sprawdzania każdego z nich osobno. System informuje między innymi, gdy:

• zmienia się Kategoria Wiarygodności Płatniczej kontrahenta,
• obniża się rekomendowany Limit Kupiecki,
• pojawia się nowe zadłużenie w KRD BIG S.A.

Dzięki temu nie trzeba pamiętać o ponownej weryfikacji każdego kontrahenta – informacja o istotnej zmianie trafia do użytkownika automatycznie. Częstotliwość otrzymywania informacji można dopasować do własnych potrzeb za pomocą Raportów Cyklicznych: codziennie, co tydzień lub co miesiąc.

Monitoring obejmuje cały portfel klientów, więc sprawdza się zarówno przy kilkudziesięciu, jak i przy setkach czy tysiącach kontrahentów. Gdy system wskaże kontrahenta, któremu warto się przyjrzeć, w każdej chwili można pobrać szczegółowy Raport+ i pogłębić analizę.

RiskRadar działa w przeglądarce internetowej, nie wymaga instalacji oprogramowania ani integracji z systemami firmy, a abonament zależy od liczby weryfikowanych kontrahentów, nie od liczby użytkowników – z systemu może więc korzystać cały zespół.

Rekomendowany Limit Kupiecki i kategoria wiarygodności to wsparcie dla decyzji, a nie gwarancja wypłacalności kontrahenta – ostateczną decyzję o warunkach współpracy zawsze podejmuje firma.

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy jest konieczna, ale pokazuje jego sytuację tylko w jednym momencie. Żeby wiedzieć, co dzieje się w trakcie współpracy, potrzebny jest stały monitoring, który sam informuje o istotnych zmianach, zamiast wymagać od zespołu pamiętania o kolejnych kontrolach.

Sprawdź Monitoring Firm w RiskRadar – bezpłatnie

Wypełnij formularz na stronie riskradar.pl i umów się na prezentację systemu. W ramach 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego otrzymasz pełny dostęp do systemu, realne Raporty+ o Twoich kontrahentach oraz możliwość monitoringu nawet 5 000 firm jednocześnie.

Masz pytania? Infolinia czynna od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00–16:00: 71 74 74 744 lub kontakt@riskradar.pl.